Hiện nay khi có nhu cầu mua sắm bất kì trang thiết bị nào đều phải lập một công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị trình lên cấp trên để xin kinh phí, với trường hợp được cấp trên thông qua thì mới được xuất quỹ để mua sắm trang thiết bị mới, vậy sẽ có nhiều câu hỏi thắc mắc việc lập công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị như thế nào, hãy cùng nhau tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.
Mục Lục
Khái niệm về mẫu công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị
Là một mẫu đơn được dùng để đề nghị mua sắm trang thiết bị để phục vụ vào một mục đích nào đó của các cơ quan tổ chức, mẫu công văn này sẽ do các đơn vị cơ quan tổ chức tự lập ra.
Mục đích của công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải có các giai đoạn cần phải mua sắm các loại trang thiết bị hoặc tài sản cần thiết khi trong quá trình đang sử dụng mà các trang thiết bị đó đã quá cũ hoặc không thể sữa chữa được nữa. Những trang thiết bị đó có thể phục vụ cho quá trình sản xuất của các cơ quan tổ chức, hay đơn giản chỉ là để phục vụ cho một cơ sở vật chất tại các văn phòng, trụ sở công ty hoặc doanh nghiệp.
Tất cả các hoạt động đề nghị mua tài sản, trang thiết bị đều phải được xây dựng dựa trên sự tuân thủ theo đúng các kế hoạch và quy trình đã được đề ra, cần phải sử dụng đúng mục đích, mang lại tính hiệu quả cao và đảm bảo được tài sản được bảo quản tốt, đáp ứng các yêu cầu vận hành tốt của các thiết bị máy móc, thuận tiện và phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, làm việc của các cơ quan, tổ chức
Nội dung của công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị
Đây là một biểu mẫu hành chính tiêu biểu và cần đúng pháp luật nên khi soạn mẫu cần trình bày đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ, nội dung như sau:
– Đầu tiên là đơn vị kính gửi chính là các cơ quan và tổ chức tiếp nhận và xét duyệt công văn
– Tiếp theo là tên gọi của phòng ban và đơn vị cần đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị.
– Căn cứ vào đâu để thành lập công văn xin kinh phí.
– Nêu rõ lý do làm văn bản để xin cấp kinh phí mua sắm trang thiết bị.
– Nêu rõ mục đích sử dụng kinh phí khi được các cơ quan tổ chức đồng ý duyệt.
– Ghi rõ ngày tháng năm làm công văn và chữ ký xác nhận của người đề xuất công văn.
Báo giá trang thiết bị
Sau khi đã được các ban lãnh đạo hoặc giám đốc phê duyệt công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị, người phụ trách cần phải chủ động trực tiếp liên lạc với các khách hàng cung ứng hàng hóa để xin bảng báo giá. Trước khi xác định chọn đối tượng hợp tác cung ứng nào, người phụ trách cần phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá các yêu cầu về chất lượng của hàng hóa, trang thiết bị, giá cả và dịch vụ hậu mua bán để chọn nơi phù hợp và có trang thiết bị có chất lượng tốt nhất phù hợp với các yêu cầu của cơ quan tổ chức đưa ra.
Lắp đặt trang thiết bị
Sau khi đã hoàn thành bước chọn được đối tác cung ứng trang thiết bị, người phụ trách sẽ gặp gỡ và ký hợp đồng với các đối tác, tiến hành việc giao nhận trang thiết bị, sau đó bên cung ứng cần có trách nhiệm lắp đặt các trang thiết bị cho cơ quan tổ chức đã mua hàng. Người phụ trách mua hàng cần giám sát, theo dõi tiến trình hoàn thành công việc và quá trình lắp đặt trang thiết bị của bên cung ứng, sau đó tiến hành nghiệm thu tài sản, trang thiết bị và chuyển giao trang thiết bị cho các cá nhân đơn vị có nhu cầu sử dụng.
Những lưu ý cần thiết khi làm công văn xin kinh phí mua sắm trang thiết bị
– Những nội dung được ghi trong công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị phải được trình bày rõ ràng và khoa học, nội dung cần phải chính xác, được như vậy thì các cấp lãnh đạo mới hiểu được đúng nội dung mà công văn yêu cầu để xem xét quyết định về việc có phê duyệt kinh phí để mua sắm trang thiết bị cho tổ chức đó.
– Công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị phải có lý do thuyết phục cho việc đề nghị cấp kinh phí và trình bày rõ ràng cụ thể số tiền cần trợ cấp hỗ trợ.
– Công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị để được xét duyệt ngoài việc nội dung cần phải chuẩn chỉnh, còn cần phải kèm theo những giấy tờ cần thiết để chứng minh cho số tiền cần được hỗ trợ. Công văn cần được thủ trưởng đơn vị ký xác nhận thì mới có hiệu lực sử dụng.
– Về cơ quan tổ chức nơi nhận công văn, sau khi nhận được công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị cần phải cử thanh tra xem xét kiểm tra tình hình thực tế ở mỗi đơn vị tổ chức rồi mới tiến hình xem xét có nên duyệt công văn hay không. Vì có nhiều trường hợp các cơ quan tổ chức lợi dụng công văn để đề nghị hỗ trợ kinh phí vào những mục đích trục lợi cho cá nhân, không chính đáng.
Lời kết
Bài viết trên đây đã chia sẻ những thông tin hữu ích liên quan đến công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị cho các cơ quan tổ chức, kèm theo những văn bản mẫu để phục vụ cho quy trình này. Hy vọng có thể giúp các bạn đọc giải đáp được thắc mắc và có thể hoàn thành được công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị một cách hoàn thiện.
